Pese a su crítico valor estratégico, los Sistemas de Información Estudiantil (Student Information Systems, o SIS) no suelen ser reconocidos por la comunidad de las tecnologías educativas.
Lo cierto es que, así como los LMS facilitan la creación e implementación de experiencias educativas, los SIS se encargan de las dispendiosas tareas de gestión de información académica y financiera.
En la práctica, las responsabilidades atañidas a un SIS varían de acuerdo a la organización, pero en ningún caso se tratan de cosas triviales. Estos sistemas mantienen información altamente sensitiva, que suele ameritar revisión y auditoría por múltiples partes, con frecuencia incluyendo entes regulatorios y gubernamentales. No obstante, pocos agentes tienen autoridad sobre el compendio completo de datos, lo que impone demandas especiales en la gestión de roles.
Privacidad, seguridad y registro de eventos se convierten así en capacidades prioritarias. A medida que las organizaciones se actualizan, nuevas demandas se convierten en estandáres mínimos: Interfaces amigables, acceso móvil, reportes y visualización más intuitivos. Posiblemente este año imponga nuevas funcionalidades asociadas con algoritmos de última generación e inteligencia artificial.
La importancia de una buena decisión de adquisición de un SIS es proporcional al tamaño de la organización. Los criterios difícilmente se limitan a factores del SIS en vacío. Un evaluador de sistemas para adquisición debe considerar vital la compatibilidad con el ecosistema de soluciones digitales que la organización emplea en sus múltiples dimensiones. Tiene sentido que la compatibilidad LMS-SIS sea particularmente importante.
¿Qué debo esperar de un SIS?
La oferta estándar
Entender el rol de un SIS puede facilitarse desde la perspectiva del calendario académico, y en relación a las labores de SIS y LMS.
Al inicio del calendario, el SIS asume las primeras responsabilidades:
- Gestión del proceso de admisiones
- Recepción y almacenamiento de documentación estudiantil
- Registros
- Procesamiento y gestión de pagos, desprendibles, facturas y documentación asociada
- Generación, agendamiento y procesamiento de planes de aprendizaje
- Matrículas, selección de asignaturas, generación de calendarios
Así como otras tareas asociadas a la administración previa al inicio de actividades académicas. Una vez las clases comienzan, SIS le da paso al LMS.
Una vez finalizadas las actividades, el SIS retoma la bandera:
- Recepción de notas finales
- Cómputo de notas finales y promedios académicos parciales y finales
- Generación de certificados, transcripciones, diplomas y demás
- Actualización de perfiles estudiantiles
- Atención a solicitudes especiales (al final, así como a lo largo del periodo académico)
Desde un punto de vista gerencial, y enfatizando el valor de los datos, los SIS amplían el panorama de información disponible, que en muchos casos ofrece luz a datos arrojados por el LMS en cuanto a comportamiento y desempeño. Esto puede incluir información demográfica, socioeconómica, o incluso factores de riesgo y salud física o mental; lo que en parte justifica la importancia de una adecuada gestión de la privacidad, protección de datos, y administración de roles de acceso.
Hoy en día, aún existe una brecha compuesta por organizaciones que no cuentan con una implementación SIS-LMS complementaria. A veces emplean un sistema sin el otro, o ambos sin estar vinculados. Esto representa potenciales pérdidas de productividad, y aumento innecesario de labores manuales, toda vez que estos sistemas se destacan, entre otras cosas, por la capacidad de generar información automatizada de uso para su contraparte.
Cómo evaluar un SIS previo a su adquisición
Podemos argumentar que, respecto a los LMS, la educación del consumidor frente a las expectativas de funcionalidad y uso de los SIS aún se encuentran rezagadas. No obstante, a medida que algnos SIS comienzan a liderar en términos de usuarios y cuota de mercado, empezamos a identificar atributos básicos que todo SIS debe tener:
- Seguridad. Nunca será demasiado enfatizar en este punto, especialmente cuando amenazas crecientes y más sofisticadas se establecen como una realidad inescapable.
- Solidez versus “Extensibilidad”. Suele haber una disyuntiva entre proveedores, de básicamente cualquier plataforma digital. ¿Un sistema robusto y de alto desempeño, o uno que facilite la integración con nuevos servicios? Por lo general las compañías enfatizan un aspecto de la experiencia sobre el otro.
- Integración. No obstante el punto previo, contar con una interfaz API suficiente y segura es básicamente un requisito hoy en día. Algunos proveedores ofrecen más libertad que otros, lo que supone otra dicotomía. Pueden promover soluciones de socios, con mejor integración, pero con funcionalidad y control limitados.
- Experiencia: Desde el diseño visual, rapidez y flujos intuitivos, pasando por la generación de reportes y visualizaciones, son aspectos a considerad. En última instancia, la propuesta de valor de un SIS está en su capacidad de posibilitar y agilizar la toma de decisiones.
- Proveedor. Último, pero no menos importante, es la solidez y calidad del equipo, y su orientación estratégica a futuro, toda vez que las decisiones de adquisición de un SIS suponen relaciones a lo largo de años.
Esta guía de criterios debe apuntar a la creación de atributos, necesarios y deseables, en un SIS, de acuerdo a las realidades particulares de cada organización. En suma, deben responder una pregunta básica:
¿Qué sistema garantiza la provisión de servicios y funciones más importantes para tu organización?
