La educación no se detiene aún ante situaciones de emergencia

Dana Stewart
Dana Stewart
05/10/17
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Corpus Christi, Texas, Estados Unidos

La Universidad Texas A&M -Corpus Christi, más conocida como la “Universidad de la isla”, está ubicada en el sur de Texas, cerca del Golfo de México y acoge a más de 12.200 estudiantes para brindarles una educación de calidad, mientras disfrutan de las playas de arena blancas. La mayor parte del año brilla el sol, pero ante cualquier crisis natural, la universidad está muy bien preparada para enfrentarla.

Edward J. Evans, Associate Vice President for Information Technology & Chief Information Officer de la Universidad, es el encargado de garantizar que los estudiantes, los profesores y el personal tengan acceso a la tecnología mientras desarrollan las actividades regulares, así como durante y después de alguna emergencia. La universidad dispone de una variedad de servicios tecnológicos para informar y facilitar la comunicación dentro del campus. Este es el caso de las herramientas Blackboard Learn, Blackboard Connect y Blackboard Intelligence Suite, las cuales tuvieron un rol fundamental en la comunicación y la interacción con el campus durante el paso del huracán Harvey.

Texas A&M - Corpus Christi Campus. Foto: AFP Eddie Seal.
Texas A&M – Corpus Christi Campus. Foto: AFP Eddie Seal.

Evans habló con E-Learn Magazine de su experiencia durante este huracán y el papel fundamental de las herramientas de Blackboard para garantizar la seguridad de los miembros de su universidad.

Aun cuando un desastre natural u otro evento perturbador sucede, las universidades deben mantenerse conectadas y garantizar la interacción con profesores y estudiantes. La seguridad es primordial. Por eso, el próximo reto para las instituciones de educación superior es crear un plan de continuidad educativa que facilite un ambiente que satisfaga las necesidades de la comunidad académica durante y después de una crisis.

Cabe rescatar que mientras la temporada de huracanes es una rutina ya establecida para estas universidades ubicadas en la costa del golfo, para los estudiantes es transparente que la universidad haya integrado componentes de sus actividades normales al plan de respuesta y recuperación ante situaciones de emergencia.

Blackboard Connect y Blackboard Learn tienen un rol importante en el plan de continuidad educativa de la universidad Texas A&M-Corpus Christi. “La gente siente confianza cuando existen planes y la universidad demuestra que está preparada para atender la emergencia”, afirma Evans.

Este campus universitario situado en una isla de la costa del golfo de México, cuenta con la certificación StormReady, que traduce “peparado para tormentas”, la cual otorga el Servicio Nacional de Meteorología. Esta certificación hace un reconocimiento al esfuerzo que ha hecho la universidad evidenciado en la comunicación, reducción y preparación de la comunidad a través de sus planes de emergencia.

Una respuesta flexible ante situaciones de emergencia permitió a la universidad activar partes de su plan durante el paso del huracán Harvey que azotó la costa del golfo en el pasado mes de agosto.

“Darle continuidad a la educación mientras suceden estas circunstancias de crisis salva vidas”, así se asegura en el informe de la Red Internacional para la educación en situaciones de emergencia (INEE, por sus siglas en inglés), mejor conocido como Guide for Developing High-Quality Emergency Operations Plans For Institutions of Higher Education.

La INEE es una red mundial de profesionales y diseñadores de políticas, cuyo fin es asegurarse de que todas las personas reciban educación de calidad y tengan un ambiente de aprendizaje seguro ante situaciones de emergencia y también durante la recuperación posterior a una crisis. Los miembros de la INEE incluyen a otras organizaciones del mundo como USAID, UNICEF y World Vision.

La INEE creó los siguientes cuatro estándares para guiar a las instituciones sobre la preparación ante desastres, respuestas y planificación para la recuperación:

1. Acceso y ambiente de aprendizaje

Un plan de continuidad busca la creación de un ambiente seguro que promueva la salud física y mental de todos los estudiantes, profesores y personal educativo. En éste se pone en marcha una red de acceso a servicios fundamentales de salud, nutrición, psicología y protección.

2. Enseñanza y aprendizaje

Una capacitación adecuada brinda a los profesores el conocimiento necesario para crear una materia enfocada en el estudiante, participativa, inclusiva y que implementa métodos de evaluación apropiados.

3. Profesores y otro personal

La institución educativa ofrece compensaciones de acuerdo con las condiciones de trabajo y el apoyo que necesite el personal. Los centros educativos contratan de forma abierta y transparente y capacitan a sus profesores y demás empleados.

4. Política educativa

Las autoridades educativas implementan políticas que dan prioridad a la continuidad y la recuperación. Asimismo, tienen muy en cuenta los estándares, políticas y leyes nacionales e internacionales, y las necesidades de aprendizaje de la población afectada.

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La Directiva de Políticas Presidenciales de 2011 de los Estados Unidos orienta al Departamento de Educación de este país (DOE, por sus siglas en inglés), en lo que corresponde a los esfuerzos nacionales de preparación y se enfoca en cinco áreas fundamentales: prevención, protección, reducción, respuesta y recuperación.

 Prevención

Las universidades deben implementar medidas preventivas para evitar que ocurran incidentes potenciales o incidentes reales.

Protección

Las acciones permanentes en el campus protegen a las personas y a la universidad frente a amenazas o riesgos.

Reducción

Los planes se implementan para reducir la posibilidad de que se materialice una amenaza, y los centros educativos trabajan para asegurar que mantienen las capacidades necesarias para eliminar o reducir la pérdida de vidas y los daños a las instalaciones de la universidad.

Respuesta

Durante una crisis o amenaza se establece un ambiente seguro para salvar vidas y facilitar la transición a la recuperación.

Recuperación

Las universidades trabajan con las personas afectadas y ofrecen las capacidades para restablecer el ambiente de aprendizaje.

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La seguridad de los estudiantes y del personal son sin duda la misión principal de la INEE y del DOE en cada área respectiva.

Desde el inicio de la situación de emergencia y durante la recuperación, el acceso a la educación crea un ambiente seguro y estable para los docentes y los estudiantes. Una red natural de apoyo y una línea de comunicación se desarrollan a través de las iniciativas de la continuidad educativa.

Cuando el huracán Harvey se dirigía hacia el campus de Corpus Christi, los directivos de la universidad pospusieron una semana para iniciar el año escolar. “Quienes están ubicados a lo largo de la costa del golfo tomaron la situación muy en serio”, afirma Edward Evans. La universidad se debe a sus estudiantes y a su personal, por eso, este compromiso se establece en su documento de continuidad académica. El plan de continuidad académica, descrito como un elemento fundamental para reducir los efectos de un desastre, está especialmente diseñado para ser flexible y así reducir cualquier riesgo para toda la comunidad durante una situación de emergencia.

Blackboard Intelligence Suite, la cual se usa para supervisar las actividades de los estudiantes, incluyendo su acceso a Blackboard Learn, el pago de estudiantes o retiros de los mismos.

El uso de la tecnología, en este caso de Blackboard Learn, constituye un componente clave de esa flexibilidad que neceistan los estudiantes y profesores cuando realizan actividades propias del aprendizaje. En el caso de que el campus cierre, los profesores reciben instrucciones claras de cómo pasar de ejercicios académicos normales a los que son de continuidad académica. Lo que se debe hacer el primer día de clase es presentar Blackboard Learn a todos. La universidad promueve que los profesores publiquen previamente en este sistema el programa de la clase, la plantilla de notas y otra información importante; de esta manera cada uno crea un mapa de clase para cada curso.

Cuando un estudiante utiliza Blackboard Learn, adquiere las mismas oportunidades que tendría al sentarse de manera presencial en un aula de clases. Evans cuenta que los profesores son instruidos en detalle sobre cómo tener su curso en línea preparado para el momento previo a evacuar las instalaciones.

La página en la red de la Oficina de Tecnología de Enseñanza y Educación a Distancia contiene el punto de acceso a Blackboard Learn y los enlaces de continuidad de aprendizaje para los estudiantes y los profesores. Ésta les muestra uno a uno los pasos que deben tener en cuenta al momento de dar continuidad académica durante una emergencia.

Historia de cliente

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El compromiso de la universidad con sus estudiantes se ilustra en sus esfuerzos por educar y apoyar a los profesores en el uso de la educación en línea.

“Ofrecemos un certificado en mejores prácticas para el diseño de cursos en línea, curso dictado por nuestra Oficina de Tecnología de Enseñanza y Educación a Distancia, para que los profesores puedan adquirir las mejores prácticas para montar sus cursos”.

Si bien, es cierto que Blackboard Learn es la herramienta principal de la universidad para la continuidad educativa, también tiene una función clave como sistema de alerta de emergencia a través de Blackboard Connect. “Los sistemas se mantienen listos todo el tiempo”, asegura Evans.

La universidad guarda en su base de datos los números de teléfonos celulares de los estudiantes y la información correspondiente de los empleados. Este material se sube a Blackboard Connect y se actualiza todas las semanas. La estabilidad y la tecnología provistas por Blackboard crean un ambiente para que la comunidad académica utilice, se adapte y continúe con sus actividades durante una crisis. Evans afirma que, durante un desastre, “la meta no es hacer un gran rediseño. Siempre esperamos que todo pueda trasladarse a la modalidad en línea”. El acceso de la universidad a los registros estudiantiles en medio de esta emergencia es fundamental.

Dice también que, “apenas se retomaron las actividades en la universidad después de Harvey, se generaban informes de localización de los estudiantes para verificar la situación de aquellos afectados por el huracán. Esto nos permitió evidenciar la posibilidad de que algunas personas vinieran de zonas afectadas a tomar decisiones de respuesta con base en esa información”.

Blackboard Intelligence Suite ofrece a la universidad medios para rastrear a los estudiantes que interactúan en las clases; y mejor aún, permite a la universidad identificar a los que están en situación de riesgo. Muchos de los estudiantes viven en el sureste de Texas, área impactada por el huracán. Gracias a los informes generados por esta herramienta, la universidad logró identificar la ubicación geográfica de las casas de todos sus estudiantes. Este sistema suministra a los administradores información valiosa para decidir cuándo reabrir las instalaciones.

“¿Cuál es el peso de esto en el esquema general? No creo que actuemos de manera muy diferente de lo que nuestros estudiantes esperan. Ellos ya están familiarizados con el uso de dispositivos móviles y una variedad de aplicaciones para interactuar con amigos, familiares, clases y, en algunos casos, trabajo. Esto es parte de un gran ecosistema con el que los estudiantes están acostumbrados a trabajar”.

Siempre que la universidad retoma sus actividades normales, surgen cuestiones de éxito operativo y ajustes potenciales. “Muchas de las personas en TIC responden rápidamente, es decir, retornan rápido a la universidad para ayudar a preparar todo para la reapertura. Debemos prepararnos para convocar a los profesores y al personal y configurar sus computadores en las oficinas. Ahora estoy reevaluando quién debe volver”, afirma Evans.

El compromiso de los profesores y empleados se evalúa mediante los informes de Blackboard Intelligence Suite. Los estudiantes son la principal preocupación de los directivos de la universidad Texas A&M-Corpus Christi. Si ellos faltan a alguna de las clases, entonces la institución debe determinar si es necesario responder ante esa situación.

Al reflexionar sobre las últimas semanas tras el paso del huracán Harvey, Evans comenta: “Necesitamos dejar atrás la tormenta y dar tiempo a los estudiantes. Muchos de ellos regresan de áreas inundadas”.

Una vez termina una situación de emergencia, la continuidad de la educación evoluciona a medida que las actividades de la universidad retoman su normalidad. Aquí entra Blackboard Intelligence Suite, la cual se usa para supervisar las actividades de los estudiantes, incluyendo su acceso a Blackboard Learn, el pago de estudiantes o retiros de los mismos. Esta herramienta permite a la universidad entender mejor su población estudiantil durante alguna crisis y también en situaciones cotidianas. Asimismo, otorga una perspectiva amplia del cuerpo estudiantil y detalles esenciales para subrayar cualquier cambio en esta población. Este conocimiento brinda a los empleados administrativos la oportunidad de implementar o cambiar los planes actuales para satisfacer las necesidades de los estudiantes, al mismo tiempo que cumplen la misión principal de la universidad. Así, los administradores son capaces de entender más a los estudiantes con base en sus actividades y de contactar a los departamentos correspondientes para que los estudiantes mantengan su compromiso.

Evans está especialmente orgulloso de la decisión de la universidad de abrir el primer centro de llamadas para los estudiantes en respuesta al huracán Harvey. Esta iniciativa ofreció a los alumnos un número al que pudieran llamar para obtener respuestas ante cualquier pregunta. Ahora que se reiniciaron las clases y el número de llamadas disminuyó significativamente, se envía a los alumnos a las oficinas correspondientes para que reciban asistencia.

La continuidad de la educación depende de la energía disponible para utilizar los dispositivos. Contar con la certificación de campus StormReady significa que los contratos ya están en orden si el generador de la universidad falla. Para tener aún más seguridad, Blackboard Learn y otros servicios fundamentales están instalados fuera del campus.

Lo que es claro en estos momentos de emergencia, la tecnología tiene un rol vital en la implementación del plan de continuidad educativa para estudiantes, profesores y la administración. Y esto hace aún más necesario identificar las aplicaciones más importantes entre una larga lista de servicios que ofrece la universidad.

Cuando E-Learn Magazine le preguntó a Evans cuáles eran los programas esenciales que se necesitan para enfrentar una situación de emergencia y para implementar un plan de continuidad académica, él no dudó en responder: “si tuviera que elegir rápidamente entre las herramientas que usamos de Blackboard, diría Blackboard Learn y Blackboard Connect, pues han sido inmensamente útiles en nuestro plan de respuesta ante emergencias y en nuestro plan de respuesta ante desastres”.

“Blackboard Learn debe estar disponible siempre”, y para que esto sea así, la universidad debe asegurar que otros sistemas funcionen. “Sin ellos, nuestras actividades diarias simplemente no serían posibles”. La información y la comunicación oportunas ayudan a estudiantes y profesores a mantenerse conectados y facilitan que la institución cumpla su objetivo misional.

“Por otro lado, debemos ser conscientes de si se cuenta o no con un buen servicio de datos en medio de un desastre. Algunos compañeros de trabajo que permanecieron por casualidad en la ciudad durante la tormenta podían recibir mensajes de texto”. Durante sus ejercicios de planificación, los directivos de la universidad preguntaron cuál era el umbral más bajo deseable o si necesitaban varias formas de comunicación con la gente. A esto Evans respondió que en medio de un evento específico, pueden funcionar varias opciones de comunicación móvil con diferentes personas.

“Los servicios son conscientes de que deben recuperarse rápidamente, pero, aún así, nosotros debemos ir un paso adelante siempre”.

 

* Edward J. Evans, Associate Vice President for Information Technology & Chief Information Officer de la universidad Texas A&M-Corpus Christi.

Fotografía:

* AFP Eddie Seal.

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