George Mason University: dedicados al diseño de la experiencia estudiantil ideal

Priscila Zigunovas
09/11/17
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¿Por qué es importante? ¿Cómo puede la institución ayudar a sus estudiantes a tener éxito? El “Proyecto de Rediseño de la Experiencia Estudiantil” fue creado por la George Mason University, para enriquecer el primer año de los estudiantes en la universidad, proveer mejores servicios y generar una cultura de mejora continua.

Fairfax, Virginia, Estados Unidos

George Mason University, conocida por su cultura innovadora, escucha a sus estudiantes, profesores y personal administrativo para trabajar por la experiencia estudiantil ideal hasta hacerla realidad.

Aunque George Mason University, ubicada en Fairfax, Virginia, es una institución pública joven, viene creciendo muy rápidamente. De 2007 a 2016, el número de estudiantes inscritos incrementó en un 16% al pasar de 30.332 a 35.189.

“Nuestro crecimiento es producto en gran parte de los estudiantes de pregrado, lo cual habla de la importancia que tiene para aquellos que apenas están empezando su trayectoria profesional obtener un diploma de George Mason University y de lo que esto significa para la gente. Adicionalmente, esto se refleja en el crecimiento de la región del norte de Virginia y del número de estudiantes que optan por quedarse y obtener sus títulos de pregrado en nuestra institución”, afirmó David Burge, Vice president for enrollment management en George Mason University.

Fue con la llegada de nuevos estudiantes que la universidad sintió la necesidad de reevaluar toda la experiencia estudiantil a través de la percepción de la misma, lo que implicaba preguntarle a los alumnos cómo definían el éxito y cómo la universidad podía transformarse para incrementarlo. Para ello era necesario actualizar los sistemas, procesos y la forma en que estaba organizada la institución, con el fin de saldar la “deuda en innovación”. También era hora de enfocarse en las necesidades de los estudiantes a través de un enfoque holístico.

Con esa idea en mente, el equipo directivo creó el “Proyecto de Rediseño de la Experiencia Estudiantil”, una iniciativa con una duración de casi tres años y que en su fase uno se trabaja en conjunto con Blackboard. El objetivo final del proyecto es maximizar el éxito estudiantil en la universidad, para lo que es necesario, como ya se mencionó, definir exactamente lo que significa “el éxito” para los estudiantes.

Definición de éxito estudiantil

De acuerdo con Rose Pascarell, Vicepresident for University Life en George Mason University, mientras muchas instituciones definen el éxito “en la manera como se asegura la consecución de títulos de carreras de pre y postgrado por parte de los estudiantes”, esta universidad tiene una visión más amplia del concepto.

“Queremos que no sea solo cuestión de obtener un diploma, necesitamos que los estudiantes mediante el proceso educativo descubran sus fortalezas, tanto académicas como personales”, indicó Pascarell. “El éxito significa que un estudiante salga de la universidad consciente de aquello que lo apasiona, ilusionado con su nueva vida fuera de la universidad e interesados por su futuro. Un egresado exitoso de George Mason University es un ciudadano comprometido, un académico integral, preparado para actuar”.

Rose Pascarell, Vice President for University Life. George Mason University. Foto: AFP Tasos Katopodis.
Rose Pascarell, Vice President for University Life. George Mason University. 

Para Michelle Marks, Vicepresident of academic innovation and new ventures, mientras que los estudiantes obtienen sus títulos y avanzan en sus carrera profesional o inician estudios de postgrado, deben desarrollarse intelectual, social y personalmente durante su permanencia en George Mason University, lo que significa que estén mejor preparados para tener carreras exitosas y vidas significativas.

Michelle Marks, Vice President of Academic Innovation and New Ventures. George Mason University. Foto: AFP Tasos Katopodis.
Michelle Marks, Vice President of Academic Innovation and New Ventures. George Mason University. 

Mientras tanto, para Marilyn Smith, Vicepresident/chief information officer for Information Technology Services, su deseo es que los estudiantes tengan una experiencia altamente satisfactoria en cuanto a los servicios universitarios y que los directivos de George Mason University comprendan los parámetros para evaluar esa experiencia de servicios.

Marilyn Smith, Vice President/Chief Information Officer for Information Technology Services, George Mason University. Foto: AFP Tasos Katopodis.
Marilyn Smith, Vice President/Chief Information Officer for Information Technology Services, George Mason University. 

Por otro lado, David Burge, explica los parámetros que son clave en la universidad para medir el éxito estudiantil: “el primero es la retención o el porcentaje de todos los estudiantes de primer año que probablemente continúan con sus estudios en segundo año; el segundo sería la velocidad para alcanzar un título, es decir, qué tan rápido se gradúa. En este punto prestamos especial atención a las tasas de graduación de cuatro y seis años; y el tercer parámetro consiste en la afinidad y el sentido de bienestar y pertenencia, los cuales los medimos a través de varios puntos a lo largo de su experiencia en la universidad”. De acuerdo con él y en el marco del Proyecto de Rediseño de la Experiencia Estudiantil, George Mason University le apunta a mostrar algunos resultados inmediatos y de largo plazo, en los tres parámetros de medición establecidos.

David Burge, Vice President for Enrollment Management. George Mason University. Foto: AFP Tasos Katopodis.
David Burge, Vice President for Enrollment Management. George Mason University.

El Proyecto de Rediseño de la Experiencia Estudiantil

Al inicio del proyecto, se le solicitó a Blackboard que fuera socio estratégico de la universidad, pues la primera etapa consistía en entender cuáles eran las virtudes, dificultades y brechas que enfrentaban los estudiantes en su paso por George Mason University. Para esto, Blackboard optó por aplicar Design thinking, metodología que utiliza esta compañía tecnológica cuando crea nuevos programas de computación, y que consiste en un enfoque innovador desarrollado específicamente para socios institucionales.

La metodología de Design thinking fue adaptada para fines comerciales por David M. Kelley, fundador de la consultora de diseño IDEO, la cual ha tomado mucha fuerza en los últimos diez años. El Design thinking ayuda a resolver problemas de múltiples factores y de alta complejidad, mediante la recopilación de insumos y opiniones de aquellos que obtendrán mayores beneficios de los resultados, en este caso, de los estudiantes de George Mason University.

“Esta metodología es un proceso creativo para innovar. Queríamos usar un enfoque positivo y orientado a la acción que involucre a muchos miembros de nuestra comunidad entre estudiantes, profesores y personal administrativo. No queríamos que fuera otra iniciativa con una línea desde las directivas hacia las bases”, afirmó Michelle Marks.

El equipo de Blackboard revisó miles de respuestas provenientes de encuestas realizadas, años de expedientes estudiantiles y datos de la universidad; además, entrevistó a gran número de estudiantes. Asimismo, realizó talleres con los profesores y el personal de la universidad, y experimentó la vida en el campus mediante actividades con los alumnos. El análisis de los datos y el comportamiento de los estudiantes permitió obtener una visión amplia de la experiencia estudiantil en George Mason University, a partir de la cual se creó una hoja de ruta para buscar una mejora.

“Las conversaciones de Blackboard con cientos de estudiantes, profesores y personal administrativo permitieron identificar varias brechas –unas más grandes que otras- que tienen un impacto directo en la experiencia de los estudiantes. Esos vacíos iban desde desafíos tecnológicos enfocados en compartir datos entre nuestros sistemas, hasta una orientación estudiantil con sobrecarga de información; acceso a servicios críticos para los estudiantes durante el día y asesoramiento que impide acceder a los servicios cuando y donde sea necesario “, explicó Marks.

La universidad encontró, entre sus puntos fuertes, que su personal de servicios estudiantiles en verdad estaba muy dedicado a sus estudiantes y que incluso iba más allá de las obligaciones básicas de brindar ayuda. “George Mason University cuenta con un talento increíble y dedicado a sus estudiantes, por eso debemos hallar la mejor forma para que todas las dependencias trabajen coordinadamente y de la mejor forma posible para ayudar a nuestros alumnos a alcanzar el éxito”, agregó.

Mesa redonda

Tres expertos en tecnología para un mejor proceso de aprendizaje

Una tormenta de ideas en toda la universidad

Luego del estudio realizado por Blackboard, la universidad organizó una jornada de intercambio en la que participaron 250 personas organizadas en mesas de trabajo, incluyendo al rector de la institución, directivos, profesionales de diferentes sectores, profesores y estudiantes. “Todos trabajaron juntos y el resultado de la reunión mostró la necesidad de crear seis equipos, exactamente como lo recomendó Blackboard: apoyo estudiantil disponible las 24 horas de los 7 días de la semana; una red de atención estudiantil para el primer año; actividades de iniciación a la vida estudiantil; voz estudiantil; gestión de relaciones con base en las necesidades; y cultura de servicio. Los grupos también aportaron algunas recomendaciones y para finales de año queremos contar con una hoja de ruta que trace varios años y que esté enfocada en aspectos que se implementarán para hacer realidad nuestra visión de una experiencia estudiantil ideal en George Mason University”, aseguró Marilyn Smith.

La primera tanda de ideas a partir de este enfoque colaborativo serán implementadas durante el próximo año académico. “Implementaremos tantas ideas como podamos durante los próximos años y esperamos que, en el camino, podamos generar una cultura de mejora constante de la experiencia estudiantil”, afirmó Marks.

Un exitoso futuro

Mejorar la experiencia estudiantil es también una forma de garantizar la sostenibilidad de la universidad. “Mason es una institución universitaria muy joven, no tenemos mucho más de cuarenta años en el mercado; no existe una generación de veteranos egresados de Mason, al menos no todavía. Sin embargo, mientras más nos aseguremos de que los estudiantes que asisten a nuestra universidad se sientan valorados y de que sus títulos sean significativos, tendremos mayores posibilidades de que nos recomienden a terceros”, afirmó David Burge.

“Queremos que todos nuestros alumnos se sientan parte de una comunidad inclusiva de aprendices, educadores e innovadores que comparten en el marco de prácticas y experiencias holísticas unificadas”, afirmó Michelle Marks.

Gracias a nuestra motivación por hacer la experiencia estudiantil en la universidad cada vez más exitosa, George Mason University se está convirtiendo con el paso del tiempo en una institución enfocada en los estudiantes. “Me siento muy optimista y con ansias por el futuro de esta hoja de ruta, creo que el cambio de cultura, es decir el hacer que nuestra gente coopere con sus pares, y no sólo cumpla con sus obligaciones específicas sino den un paso atrás y sean conscientes de las necesidades de los estudiantes, es un gran logro”, afirmó Marilyn Smith.

Para Rose Pascarell, el Proyecto de Rediseño de la Experiencia Estudiantil tiene el potencial de impactar positivamente a todos los estudiantes. “El Rediseño debería eliminar grandes y pequeños obstáculos que impiden que los estudiantes avancen; además, debería generar interacciones de calidad con la universidad. El resultado sería una mayor perseverancia y un menor tiempo de consecución de los diplomas, así como una mayor satisfacción para los estudiantes”.

“Queremos que todos nuestros alumnos se sientan parte de una comunidad inclusiva de aprendices, educadores e innovadores que comparten en el marco de prácticas y experiencias holísticas unificadas”, afirmó Michelle Marks. “También esperamos que nuestros estudiantes colaboren activamente con la visión y expresión en constante evolución de la experiencia colectiva en Mason. Y que tengan una interacción proactiva constante, coordinada y enriquecedora con cada uno de los servicios de esta universidad”.

¿Qué quieren los estudiantes de George Mason University?

Ilustración: La interacción entre los estudiantes y la institución representada con la analogía de un recorrido en bicicleta. Muestra que el esfuerzo propio para cumplir las metas, el trabajo en equipo y el apoyo continuo de la institución, logra que los estudiantes se sientan escuchados y motivados a continuar.

1. Una experiencia universitaria positiva

2. Sentirse vinculados con su universidad

3. Sentir que el aprendizaje les impone retos

4. Obtener su título, y la mayoría está dispuesta a trabajar fuerte para conseguirlo

5. Participar activamente en los trabajos de la universidad

6. Asegurarse de que el dinero destinado a su educación es una buena inversión

7. Que sus voces sean escuchadas

8. Transparencia

¿Qué quiere la George Mason University?

1. Mejorar toda la experiencia de iniciación (primer año) en Mason

2. Crear una red de apoyo para cada uno de los estudiantes

3. Proveer servicio en línea 24/7 para operaciones que pueden manejarse sin necesidad de una asistencia de servicio directa

4. Crear una cultura de mejora constante de la experiencia estudiantil

Ilustración: La interacción entre los estudiantes y la institución representada con la analogía de un recorrido en bicicleta. Muestra que el esfuerzo propio para cumplir las metas, el trabajo en equipo y el apoyo continuo de la institución, logra que los estudiantes se sientan escuchados y motivados a continuar.

¿Sabía que las soluciones analíticas del aprendizaje le puede ayudar a sus estudiantes a alcanzar el éxito?

Entrevistados:

* Rose Pascarell, Vicepresident for University Life en George Mason University, George Mason University.

* Michelle Marks, Vicepresident of academic innovation and new ventures, George Mason University.

* David Burge, Vicepresident for enrollment management, George Mason University.

* Marilyn Smith, Vice President/Chief Information Officer for Information Technology Services, George Mason University.

Fotografía:

* Fotos: AFP Tasos Katopodis.

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